1. Zakres terytorialny, chronologiczny i merytoryczny oraz cele istnienia witryny zamieszczone są w artykule wstępnym na jej stronie głównej. Prosimy o nadsyłanie materiałów odpowiadających tej charakterystyce.

2. Publikujemy materiały oryginalne, będące wynikiem samodzielnych badań, niepublikowanych wcześniej w innym miejscu oraz wtórne, dla których niniejsza witryna jest jedynie dodatkową formą upowszechniania wyników (w takim przypadku podawane jest pierwotne miejsce publikacji).

3. Materiały oryginalne podlegają procedurze recenzyjnej opisanej w odrębnej zakładce, a pierwotnym miejscem publikacji jest dla nich niniejsza witryna. Prawa autorskie i majątkowe do nich reguluje umowa zawarta między Autorem a Instytutem Historii PAN. O ile nie zachodzą szczególne okoliczności materiały te są udostępniane na zasadach Creative Commons, sprecyzowanych w odpowiedniej zakładce na witrynie.

4. Materiały wtórne mogą tu być zamieszczone jedynie za zgodą pierwotnego wydawcy i na warunkach z nim uzgodnionych. Odpowiedzialność za dokonanie tych uzgodnień spoczywa na Autorze; na jego prośbę Redakcja udziela pomocy w tym zakresie.

5. Przed przekazaniem samych materiałów prosimy o przesłanie na adresy obu redaktorów naczelnych ich krótkiego opisu, zawierającego informacje o ewentualnym miejscu pierwotnej publikacji, tematyce projektu, jego wykonawcach, finansowaniu, metodzie badawczej, formie opracowanych wyników (formaty plików i ich objętość).

6. Okres od przesłania kompletnych materiałów do podjęcia ostatecznej decyzji o ich publikacji nie powinien przekroczyć trzech miesięcy. O ewentualnym jego przedłużeniu Redakcja informuje Autora nie później niż dwa miesiące po otrzymaniu rzeczonych materiałów.

7. Ze względu na różnorodność materiałów, które mogą być zamieszczane na witrynie „Atlasu…”, oraz brak wypracowanych standardów publikacji w formie przestrzennej bazy danych szczegółowe ustalenia w odniesieniu do ich formy zewnętrznej (np. czcionka i interlinia, styl opisu bibliograficznego, zawartość tytułu i stopki, objętość streszczenia i abstraktu, wykaz skrótów, symbolizacja na mapie, etykiety, układ warstw etc.) muszą być ustalane indywidualnie dla poszczególnych publikacji. Zachęcamy do kontaktu z redakcją na wczesnym etapie przygotowywania materiału oraz do zapoznania się z publikacjami już zamieszczonymi na witrynie. Zalecanym standardem są zasady adiustacji przyjęte w czasopiśmie „Studia Geohistorica”. W przypadku wyboru innego powinien on być stosowany konsekwentnie w całym materiale i zawierać możliwie pełen opis bibliograficzny (np. pełne imię autora, początkowa i końcowa strona artykułu, w opisie monografii miejsce, rok wydania, wydawca i oraz informacja o przynależności do serii wydawniczej).

8. Koniecznym elementem materiałów zamieszczanych w witrynie jest jednoznaczne odniesienie przestrzenne. Przedstawiane w nich obiekty geograficzne – powierzchniowe, liniowe i punktowe ze szczególnym uwzględnieniem miejscowości – muszą mieć nadane identyfikatory. Jeżeli dany obiekt jest już uwzględniony w jednej z publikacji, należy zastosować identyfikator tam użyty; jeśli nie, prosimy o kontakt z Redakcją już na etapie przygotowania materiału. Położenie obiektu i jego identyfikator staną się stałym elementem witryny, wykorzystywanym następnie w innych zamieszczanych tu publikacjach.

9. Dla każdego materiału należy możliwie precyzyjnie wskazać udział poszczególnych autorów w formie opisowej i procentowej lub przypisania konkretnych części jednemu z Autorów.

10. Każdy materiał musi być zgodny z zasadami „zapory ghostwriting”. Wszelkie ujawnione przypadki ghostwriting (nieujawnienia swego udziału przez rzeczywistych autorów) oraz guestauthorship (dopisywania do listy autorów osób, których udział w powstaniu materiału był znikomy) będą podawane do publicznej wiadomości na tej witrynie. O fakcie tym poinformowana zostanie także jednostka organizacyjna zatrudniająca Autora. Autorzy mogą być poproszeni o złożenie oświadczenia o źródłach finansowania publikacji, wkładzie instytucji naukowo-badawczych, stowarzyszeń i innych podmiotów (financial disclosure).